文書管理ツールで、紙文書などをデータ化してしまうと、オフィスのペーパーレス化を実現することができます。ペーパーレス化は、紙の保存コストを削減できるというメリットがあるだけではなく、その企業が環境に配慮している証となり、企業のイメージアップにもつながることになります。近年では、社会的に環境問題への意識が高まり、企業の環境保全活動のガイドラインをまとめたISO14000認証の取得を試みる企業も増えていることから、このような企業にとって、文書管理ツールは必要不可欠なものと言えます。また、2004年11月にe-文書法が施行され、紙による保存しか認められていなかった文書も、電子文書として保存することが認められ、紙文書の電子化が進むことになりました。帳票類や財務諸表、取締役会の議事録など、商法や税法などで企業に保存が義務付けられている文書について、電子化された文書ファイルでの保存を認めています。また、紙の文書をスキャナで読み取った画像データも、一定の要件を満たせば原本として認められるようになりました。これにより、ビジネスを進める上で必要とされる文書・帳票類の印字・流通・保存にかかるコストが大幅に削減され、企業間商取引の電子化がいっそう推進されると期待されています。